こんにちは!Zoom集客®の学校の久家邦彦(くげくにひこ)です。

この2年間でオンラインでZoomを使って、仕事をする方が急速に増えています。

Zoom社では、新しい機能や便利な機能をどんどんと更新してくれているので、Zoomの使い方について、色々と知りたい方も多いと思います。

今回の記事では、以下の様なご要望に、お答えしていきます。

  • 月例ミーティングや定例会議をしているけど、毎回URLが変わって面倒、、、
  • 話をする時に、いちいちZoomの部屋を予約をして、相手にURLを送信するのが手間になってる
  • 毎回同じURLを使い回して開催できたら、ミーティングを開催する時の手間が省ける・開催するURLを固定したい

このような声を聞くことも増えてきました。

そこで、

「Zoomで定期的なミーティングや会議をする際、毎回、URLを固定して参加出来るようにするための、Zoomミーティングの予約方法」について解説します。

URLを使い回す際のデメリットや、3つのメリットについてもお伝えしています。

ぜひ最後までご覧ください!

Zoomを使って、ミーティングや会議をする時の手順

Zoomを開催する時には、ミーティングIDやZoomミーティングのURLが必要です。

このミーティングIDやURLの発行方法には、何種類かの方法が存在します。

例えば

  • 個人に割り振られたミーティングID(パーソナルミーティングID)
  • 日時予約されたミーティングID
  • 定期的なミーティングとして発行するミーティングID

などがあります。

Zoomを使ってミーティングや会議、面接などをしようと思ったら、Zoomミーティングを予約する方法を知っておくと大変便利です。

Zoomミーティングの開き方が分からない。

という方は、まずはこちらの記事をお読み下さい。

【最新版】Zoomミーティングをスケジュールする方法

Zoom会議を同じURLで開くためのミーティングの予約方法

Zoomでミーティングをする方法はおわかり頂けましたか?

上記の記事のやり方で、Zoomミーティングを開くと、URLが発行されます。

参加者は、発行されたURLをクリックする、もしくは、ミーティングIDを入力することで、ミーティングに参加できます。

ところが、このやり方でZoomミーティングを予約し開催すると、開催するごとに「ミーティングを予約(スケジュール)してURLを発行する」という手順になり、手間がかかりますし、毎回URLが変わってしまいます。

たまに会議をするというのなら、毎回予約をしてURLを発行して・・・というのでもいいのですが、定例会議のような時は非常に面倒ですね。

毎回同じメンバーでミーティングや会議、話し合いをするような時に、同じURLで良いというのであれば、1度URLを発行するだけで、同じURLから参加してもらえれば諸々の手間が省けます。

そのようなZoomミーティングの予約方法があるので、具体的なやり方をお伝えします。

  1. 「Zoomの起動画面」内の「スケジュール」をクリック
  2. 画面内の「定期的なミーティング」というところにチェック
  3. チェックを入れると「カレンダーの招待で、反復または繰り返しを必ず確認してください」と表示
  4. IDの生成、セキュリティ、ビデオ、オーディオなども通常のミーティングをスケジュールする時と同じようにチェック

これで、同じURLで固定され、定期的なZoomミーティングを開催することが出来るようになります。

定期的なミーティングURLの確認方法

ここまでの手順で定期的なミーティングや会議、同じURLで参加しても問題のない集まりのためのZoomミーティングを予約して、開催することが出来るようになりました。

ところが、定期的なミーティングや会議に同じURLで入れるように予約したのは良いものの、

「どこでURLを確認したら良いの?」なんてことになるかも知れません。

そこで、URLを確認する方法、そして、参加者を招待する時のURLをコピーする方法もお伝えします。

  1. 「起動画面」の上にある「ミーティング」をクリック
  2. 画面左側に出てくる「定期的なミーティング」の下に、作成したミーティングが表示
  3. 確認したいZoomミーティングをクリック
  4. 画面右に出てくる定期的なミーティングを確認する

「招待のコピー」をクリックすると、招待URLがコピーできます。

「編集」は定期的なミーティングの編集をすること出来ます。

招待URLを固定することのメリットとデメリット

この、Zoomの招待URLを固定すると大きなメリットがあります。

メリット①:手間が省ける

一回毎に発行する手間が省けるので、時間が効率的に使えます。

メリット②:落ちた時に戻るのが簡単

何らかの問題が生じたり、ホストが誤ってZoomを閉じてしまった時に、一回ずつ発行しているURLではクリックしても同じ場所には戻れません。

「定期的なミーティング」として、同じURLを使い回し出来るようにしておけば、「同じURLからお入り下さい」と伝えればOKです。

メリット③:設定によっていつでも入れる

「定期的なミーティング」として、Zoomの部屋を作れば、いつでも入ることができます。

もちろん、自分一人が入るのであれば、好きに部屋を作れば良いですが、相手がいる時には話が別です。

予め、URLを固定しておけば、「〇〇の部屋に入って」と伝えれば、いつでも入ることができます。

もちろん、設定次第で「待機室」だったり「ホストがZoomミーティング始めるのを待って下さい」となったりします。

デメリット①:URLを知っていたら誰でも入ってこれる

URLを固定することにはメリットだけでなく、デメリットもあります。

それは、URLを知っていたら、いつでも入れるということです。それまでに参加したことがあれば、URLを知っているはずなので、クリックすれば参加出来ることになります。

この問題は、セキュリティの設定をしておけば問題無いかと思います。

「待機室の設定」などで充分に対応出来ます。

Zoomの待機室の設定については、こちらの記事で詳しく説明しています。

Zoomの待機室のメリット3つと便利な設定8つ

実際に使ってみたら、こんなに便利だった

今回ご説明した、「Zoomミーティングの招待URLを固定して使い回す」方法を実際に使ってみて、どうだったかについてもお伝えしますね。

まず、Zoomをするということで、一々予約をしてURLを発行するという手間が省けました。

過去に開催したURLを発行すればいいだけなので、時間の節約ができました。

また、いつでも入れる部屋なので、「今から〇〇の部屋入って」と伝えるだけでミーティングが開催出来ます。

他にもメリットはあります。

Zoomをする時のミスが減ります。

何人もの人にURLを発行すると、誰がどのURLだったかが分からなくなってしまい、

「いつまで待っても入ってこない」と待っていたら、実はURLが違っていた。

なんていうことも無くなります。

固定したURLを使い回してZoomを出来るのは本当に便利ですね。

まとめ

以上が、Zoomで定期的なミーティング、会議を開催する時、同じURLを使うための予約方法です。

この方法が分かることで、あなたが定例ミーティングや定例会議をしたいという時に、毎回毎回、ミーティングをスケジュールして、URLを発行して、参加者に送って・・・

という手間を省くことが出来ます。

一度、ミーティングや会議のURLを送れば、「○○のミーティングURLから入ってください」と伝えるだけで、開催することが出来ます。

是非、Zoomの機能を使いこなして、労力を少なくミーティングや会議を開催していきましょう!

 

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